Banyak pemilik usaha menunda laporan keuangan karena merasa harus paham akuntansi dulu. Padahal laporan keuangan sederhana berangkat dari hal yang sudah kamu punya: nota, struk, dan catatan uang masuk.
Kalau catatan hariannya rapi, laporan bulanan tinggal dijumlahkan. Panduan ini memakai Google Sheets, tapi langkahnya sama persis di Excel.
Laporan keuangan UMKM isinya apa saja?
Di Indonesia, Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) punya standar khusus untuk usaha mikro, kecil, dan menengah: SAK EMKM, yang berlaku sejak 1 Januari 2018. Standar ini menyederhanakan laporan keuangan menjadi tiga bagian:
- Laporan laba rugi: pemasukan dan pengeluaran dalam satu periode, hasil akhirnya untung atau rugi.
- Laporan posisi keuangan: apa yang dimiliki usaha (kas, stok, peralatan) dan apa yang masih harus dibayar, pada tanggal tertentu.
- Catatan atas laporan keuangan: penjelasan dan rincian angka yang penting.
Kalau baru mulai, fokus dulu ke laporan laba rugi bulanan. Itu yang paling sering dipakai untuk mengambil keputusan, dan bahannya datang langsung dari nota.
Satu syarat dasar dari IAI: kekayaan pribadi pemilik harus dipisah dari kekayaan usaha. Jadi belanja dapur rumah tidak masuk catatan toko, walaupun dibayar dari dompet yang sama.
Langkah 1: Buat dua tab, Pemasukan dan Pengeluaran
Satu file, dua tab. Kolomnya cukup lima:
| Tanggal | Keterangan | Kategori | Jumlah | Bukti |
|---|---|---|---|---|
| 03/10/2026 | Tepung 25 kg, Toko Contoh | Bahan baku | 310.000 | link foto nota |
Satu baris untuk satu transaksi. Jangan gabungkan beberapa nota dalam satu baris, nanti susah dicocokkan.
Langkah 2: Tetapkan kategori dari awal
Kategori yang berubah-ubah bikin rekap bulanan tidak bisa dibandingkan. Pilih 6 sampai 10 kategori dan pakai terus, misalnya:
- Bahan baku
- Gaji dan upah
- Sewa
- Listrik, air, internet
- Transportasi
- Pemasaran
- Lainnya
Di Google Sheets, kolom Kategori bisa dibuat jadi pilihan dropdown supaya tidak ada yang mengetik “Listrik” di satu baris dan “PLN” di baris lain.
Langkah 3: Simpan bukti setiap transaksi
Kolom Bukti berisi link ke foto nota atau PDF invoice di Google Drive. Saat ada angka yang aneh, kamu bisa langsung buka buktinya tanpa membongkar laci.
Langkah 4: Jumlahkan per kategori dengan SUMIFS
Buat tab ketiga, Ringkasan. Rumus SUMIFS menjumlahkan angka yang memenuhi beberapa syarat sekaligus, misalnya kategori Sewa di bulan Oktober:
=SUMIFS(Pengeluaran!D:D, Pengeluaran!C:C, "Sewa", Pengeluaran!A:A, ">="&DATE(2026,10,1), Pengeluaran!A:A, "<"&DATE(2026,11,1))
Kalau rumusnya ditolak, coba ganti semua koma pemisah dengan titik koma. Ini tergantung pengaturan lokasi spreadsheet kamu.
Langkah 5: Susun laba rugi bulanan
Dari tab Ringkasan, laporan laba rugi sederhana tinggal satu tabel. Contoh dengan angka rekaan:
| Oktober 2026 | Jumlah (Rp) |
|---|---|
| Total pemasukan | 18.500.000 |
| Bahan baku | 7.200.000 |
| Gaji dan upah | 4.000.000 |
| Sewa | 2.500.000 |
| Listrik, air, internet | 650.000 |
| Lainnya | 900.000 |
| Laba bersih | 3.250.000 |
Ulangi setiap bulan di kolom sebelahnya. Setelah tiga bulan, kamu sudah bisa melihat pengeluaran mana yang naik dan bulan mana yang sepi.
Bagian yang paling makan waktu
Rumus dan tabel cukup dibuat sekali. Yang berulang setiap hari adalah mengetik nota ke tab Pengeluaran. Di sinilah biasanya catatan mulai bolong: nota menumpuk, lalu diketik terburu-buru di akhir bulan.
Kami sudah membahas 4 cara memindahkan struk belanja ke Google Sheets, dari ketik manual sampai otomatis. Kalau notanya sudah banyak, Invoice Otomatis membaca foto struk dan PDF invoice dari folder Google Drive, lalu mengisi barisnya sendiri. Baris yang angkanya janggal ditandai “Perlu dicek”.
Laporan ini cukup untuk memantau usaha sendiri. Untuk pajak atau pengajuan pinjaman ke bank, minta akuntan memeriksa formatnya dulu.
